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谈计算机在期刊管理中的应用

来源: 博士论文网 时间: 2017-11-27 11:06 阅读: 次 【加入收藏

  期刊相对于书籍或者是报纸有其独特的特点,首先因为期刊的篇幅较短,而且在知识上具有较强的新颖性,因此其主要特点就是出版周期短,而且影响范围大,其次就是因为期刊具有一定的实效性,因此得到了很多读者的喜爱,成为目前读者们搜集信息的主要渠道。同时期刊作为图书馆的一部分,其收集管理工作也相当重要。当前世界上的期刊种类已经有几十万种,正是因为期刊的种类繁杂,数量繁多,因此对于其订购、整理等问题就需要建立一个高效的管理系统,这需要得到期刊管理工作者的重视。
  
  近些今年随着计算机技术的快速发展,很多先进的技术都被应用到了图书管理,而且正是由于计算机技术加入到了期刊管理中,使得相关工作发生了实质性的变化,不仅是在工作效率上还是工作质量上都有所提高。我国在上世纪七十年代就意识到计算机技术的重要性,因此将之引入到数据库管理当中,当时最早建立了中文文献库。进入八十年代后,我国的数据库已经繁衍到280种,再加上计算机技术的普及,很多机检技术也随之更新,使得国内的高校、国家机关的等地建立了较为广泛图书馆信息网络,并且通过整个网络将图书馆的资源进行共享。因此在当时手工管理图书馆资源的年代引入计算机技术有着积极的现实意义。
  
  在我国图书馆资源的管理过程中,将计算机引用到期刊管理工作主要有两种方式。第一种就是购置性能符合要求的计算机,然后将期刊的等相关资源录入计算机内,再通过计算机技术对相关资源进行高效的管理,然后将信息资源进行整合,从而实现期刊管理一体化。另一中方式就是先将管理数据标准化,再根据数据来拟定相应的软件,从而购置相应的计算机更好地满足要求。通过后者就可以在购入计算机后迅速将之投入工作,从而将期刊管理的效率最大化。目前对于计算机购置的方式主要都是第一种,虽然这种工作自动化程度高,但是规模较大,需要投入相对较多的资金,这也是其存在的主要缺陷。第二种方法是根据图书馆的资源以及资金能力,从而更好地调试、安装软件,不仅灵活、快捷,而且对资金的要求较少。
  
  在引进管理计算机时就应该需要专业的人才来进行,他们既需要熟悉期刊管理相关的业务,也需要具备一定的计算机软件开发能力,从而更好地提高期刊管理质量。在进行期刊管理的软件编程时,需要提前将管理工作做出一个规划,并且内容要详尽,根据这些内容编制成的软件才具有一定的工作效率。在对期刊管理软件的变成上需要注意以下几点。
  
  (1)数据采集。
  
  这是在建立管理系统时规模最大的一个步骤,并且也相当重要。对于期刊工作人员来说,需要主要将馆藏的所有期刊进行分类,并且将期刊的名称、编码、邮发代号以及价格等内容都录入计算机内,确保这些基本信息数字化,从而建立一个较为完备的期刊馆藏数据库。工作中要认真负责,工作人员要具有责任心,否则很小的失误将会引起不可预料的后果。这项工作的规模较大,需要对数据进行录入、修改以及删除等,因此一定要做好这项基本工作。
  
  (2)期刊采购。
  
  对于期刊的采购,主要就包括期刊的预定、采购订单打印以及采购内容汇总等。在完成上述工作后,往常的期刊采购工作就可以在已经建立好的数据库的技术上实现对数据内容的修改或者是删除。要能够将采购订单的软件打印出来,并且能够对采购的总体内容有一个统计、规划。
  
  (3)期刊登记。
  
  期刊登记包括对期刊预采购的登记以及期刊采购登记,这包括验收、加工、馆藏统计以及期刊打印等方面,对于这个工作过程的要求较高。每当有新的期刊到货,就需要在上架前对架号登记,对期刊数据库中的馆藏、以及数量财产等进行统计,这样对于整个期刊才有较为规模的管理,在最终统计或者是验收时就能够通过计算机将相关信息调出来,从而更好地完成装订加工等工作。
  
  (4)期刊流通。
  
  在功能上还要包括期刊的外借、归还以及查询等录入工作,这也就是期刊的流通管理。其中主要就是针对一些过期的期刊以及期刊的流通进行应用,从而在对外借、归还的期刊进行精确的统计,对读者借阅的信息进行分析,才能制定更好地目标。再根据一定的反馈来提高期刊管理的读者服务。
  
  (5)后期维护
  
  在软件的编程时不仅要考虑到对工作效率的提高,还需要设计一定的接口方便与日后的维护。其中主要包括口令维护、数据库备份以及库重新索引等功能。这不仅保证能够及时地对期刊管理系统进行维护,还能更好地保证相关软件的安全性,提高期刊管理工作的质量。
  
  通过建立有效地期刊管理系统,才能更好地提高管理质量,并且将相关工作简单化。以上系统在进行期刊管理时主要具备以下的特点。
  
  ①应该在资金支持的条件下,对现刊部和过刊部都配置属于自己的计算机管理系统,这样才能做到期刊管理的高效化,不同的部门就可以在自己的计算机上对期刊进行登记、管理等工作,并且将相关信息进行登记、打印,这样可以在解放人力的基础上提高工作的效率,而且其将打印的目录更加美观、简单,符合用户的需求。在现刊和过刊进行交接就可以通过二者系统的检索、验收等工作来减少工作繁琐的手续,而且能大大提高管理工作的安全性。
  
  ②传统的期刊采购都是通过人工记录的方法,在通过复印来进行登记,这种工作不仅耗费大量的人力,还有可能会出现差错,因此使用计算机来管理期刊系统,就可以在节省资金的基础上更准确地进行核对等工作。对于数据库中原本就含有的期刊可以选择性订购,防止出现资源浪费等现象。而对于新出版的期刊,就可以将相关信息存储到数据库中,这样在保证订购新的期刊的基础上实现了对原有数据的更新。这种计算机管理方式在很大程度上解放了人力,使采购工作简单化。
  
  ③在对期刊进行登记、查阅时,计算机管理系统就可以将相关工作简单化。可以通过模糊检索,或者是期刊名称、编码以及邮发代号进行检索,方便人们对信息资源的查询。因此对于期刊的登记要求就更高,需要将录入工作标准化,从而更好地实现统一搜索。
  
  总之通过在期刊管理工作中引入计算机技术,是科学技术不断发展的必然趋势。当前国内的很多图书馆不仅是在意识上还是在行动上都较为积极,及时地引进工作人员与先进的计算机管理系统,再配备较为完善的期刊管理软件,将管理工作高效化。因此要能够加大对于计算机管理系统的投入,从而让其更好地顺应时代的发展,为期刊管理工作做出积极的贡献。

  参考文献

  [1]加强期刊管理为科研生产服务[J].郭秀兰.才智.2010(04)
  [2]期刊管理的追溯与企盼[J].丘志峰,王石平.科技信息(学术研究).2008(12)
  [3]论新时期图书馆期刊管理人员的素质[J].王月云.胜利油田职工大学学报.2008(04)
  [4]高职院校期刊管理与利用[J].刘月胜.科技信息(学术研究).2007(18)